De los datos al conocimiento
De forma coloquial se tienden a utilizar los conceptos de datos, información y conocimiento como uno mismo. La manera más sencilla de diferenciarlos es pensar que los datos están ubicados en un lugar físico (una hoja de papel, una página web, una hoja Excel, una base de datos….) y el conocimiento en las personas, las máquinas o las empresas mientras que la información es el nexo de unión entre ambos.
Si pensamos en el funcionamiento de cualquier organización no es difícil darse cuenta en la cantidad de datos que se están generando continuamente. Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. Un DNI, un número de teléfono, el precio de un producto, el nombre de un cliente, su sexo, su edad, etc…. son datos que por si mismos tienen carencia de información y sin un contexto son irrelevantes en la toma de decisiones.
La información es un conjunto de datos procesados que tienen un significado y una utilidad, reduciendo la incertidumbre y siendo el primer paso en la ayuda de toma de decisiones. Los datos se transforman en información añadiéndoles valor, ya sea en forma de información agregada (acumulando y resumiendo datos en información conjunta como por ejemplo agrupando transacciones bancarias), en forma de información calculada (creando nueva información con cálculos como por ejemplo la media de edad de los proveedores o clientes) o en forma de información corregida (corrigiendo y depurando errores detectados).
El conocimiento es la información adquirida a través de la experiencia, la comprensión teórica o práctica de un asunto u objeto de la realidad. El conocimiento de algo es el pilar o la base para la toma de decisiones.
Para que la información se transforme en conocimiento es importante que se contraste información con otros portadores de conocimiento, se compare con otros elementos, se hagan predicciones de consecuencias y se busquen conexiones.
Proceso de información interna
Hemos visto que existen diversos tipos de ciclos y las fases más típicas de los servicios de inteligencia oficiales.
En entornos cuya fuente de información primaria sea de carácter interno y el tratamiento de datos se base eminentemente en tecnologías de la información, se mantienen los conceptos ya vistos y sólo cambia la terminología ligeramente.
Por ejemplo, consideremos el típico modelo de Inteligencia de Negocios: para que la transformación de datos en información y ésta a su vez en conocimiento tenga lugar se deberían dar una serie de pasos ordenados, pudiéndose establecer las siguientes fases:
Fase 1.- Planificación y dirección: primero hay que determinar que necesidades de información iniciales se tienen y son necesarias y útiles para facilitar la toma de decisiones en cada nivel dentro de la organización (es obvio que un un puesto directivo no necesita el mismo tipo de información que un subordinado). Una forma de hacerlo es establecer las preguntas que las soluciones de inteligencia deberían poder responder, una vez todo el proceso esté funcionando correctamente.
Fase 2.- Identificación de fuentes: una vez la fase primera se ha concluido se debe identificar las ubicaciones físicas donde residen los datos que se van a utilizar para transformarlos en información. Estas ubicaciones pueden ser fuentes de datos tanto internas (de la propia organización) como externas (por ejemplo, fuentes públicas o proporcionadas por otros organismos).
Fase 3.- Procesamiento de datos: lo siguiente es definir y diseñar la infraestructura de datos necesaria para la exploración de información. Se trata de establecer un repositorio común donde se almacenaran conjuntamente todos los datos necesarios e identificados en la fase anterior. Para ello hay que crear procesos para extraer, transformar y cargar los datos desde sus repositorios originales hasta este nuevo repositorio común transformando datos en información.
Fase 4.- Distribución y explotación de información: hay que hacer llegar a cada usuario “su” información (a cada uno la que le corresponde). Para ello hay herramientas de reporting que otorgan capacidad de análisis a cada usuario proporcionando informes y facilitando la navegación por la información. A su vez estas herramientas gestionan (vía un administrador de la misma) que cada usuario vea únicamente la información que tiene que ver.
Fase 5.- Análisis y toma de decisiones: se trata de utilizar las capacidades establecidas en la fase anterior para transformar la información en conocimiento útil y que este sirva y ayude en la toma de decisiones
